一般社団法人杉並区成年後見センター文書管理規則
平成１８年３月２７日
規則第１３号
（目的）
第１条 この規則は、一般社団法人杉並区成年後見センター（以下「法人」という。）における事
務執行に当たり、その職務権限及び責任の明確化を図るとともに、事務の適正かつ効率
的な運営を図ることを目的とする。
（定義）
第２条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
（１）完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
（２）未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
（３）文書の保存 文書を原則として別表に定める期間保管することをいう。
（４）持出し 法人の職員が、文書を保存場所から持ち出すことをいう。
（事務処理の原則）
第３条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。
２ 文書による事務の処理は、理事長の決定を受けて行わなければならない。ただし、一般社
団法人杉並区成年後見センター事案決定権限規則第３条及び第４条に定める事案について
は、それぞれの決定権者の決定を受けて行う。
３ 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑に行われるように処理しなければなら
ない。
（文書取扱いの基本）
第４条 文書は、すべて法人に帰属するものとし、私有してはならない。
２ 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しな
ければならない。
（機密の保持）
第５条 法人の職員は、文書事務を通じて知り得た情報を他に漏洩してはならない。
（文書事務の総括）
第６条 文書の収受、配付及び発送その他の文書に関する事務は、所長がこれを総括する。
２ 所長は、法人の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導監督しなければならない。
（文書取扱者の設置）
第７条 所長の文書事務の処理を補佐するため、文書取扱者を置くものとする。
２ 文書取扱者は、所長の指名する法人の職員とする。
（文書取扱者の事務）
第８条 文書取扱者は、所長の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
（１）資料及び図書の管理に関すること。
（２）未完結文書の追求に関すること。
（３）完結文書の持出しに関すること。
（４）完結文書の保存、廃棄に関すること。
（５）次条に定める簿冊等の記載及び整理に関すること。
（６）前各号に掲げるもののほか、文書の管理に関すること。
（文書整理の簿冊等）
第９条 文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。
（１）文書収受件名簿
（２）文書発議件名簿
（３）議案番号簿
（４）規則原簿
（５）規程原簿
（６）内規原簿
２ 各簿冊の様式は、別に定める。
（文書の記号及び番号）
第１０条 収受し、又は発送する文書には、収受し、又は発送する当該会計年度の数字並びに
「杉後セ」三文字の記号を付し、収受文書には「収」、法人が自発的にその意思を決定
して発するものには「発」の記号を付けて、収発番号を記載しなければならない。
２ 文書の収発番号は、毎年４月１日に始まり、翌年３月３１日に終わる一連番号とする。
（文書の収受及び配付）
第１１条 法人に到達した文書は、次の各号に掲げるところにより処理する。
（１）文書は、直ちに開封し、文書の余白に収受印を押す。ただし、親展（秘）文書、現金
封入の明示のある文書、その他開封が特に必要ないと認められる文書は、この限り
ではない。
（２）受領した文書は、文書収発件名簿にその件名を記載するともに、本書に文書の記号
及び番号を記入する。
（３）簡易な文書は、収受印を押し、事務担当者に配付する。
（文書の処理方針）
第１２条 文書は、すべて即日処理しなければならない。ただし、事案の性質により即日処理でき
ない場合はこの限りではない。
２ 施行期日が予定されるものは、決定を受ける余裕をおいて起案し、必要な審議の機会を失
わないように努めなければならない。
（起案）
第１３条 すべての事案の処理は、文書により決定を受けなければならない。
２ 起案は、回議用紙により簡潔かつ明瞭に行わなければならない。
３ 起案文書には、起案者、決定区分、保存年限、起案年月日、件名、内容その他必要事項
を記載するとともに、努めて根拠規定、参考資料を併記又は添付しなければならない。
（特別取扱方法）
第１４条 起案文書には、事案の性質により、「至急」「秘」「広報登載」等の注意事項を朱書する
ことによって表示し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかな
ければならない。
（起案文書の持回り）
第１５条 特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書で、持回りにより決定を受
けようとするときには、起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
（文書の発信者名）
第１６条 対外文書を発送するときは、原則として理事長名を用いるものとする。ただし、文書の性
質又は内容により、特に必要があるときは、決定権限を有する者の職及び氏名を用いるこ
とができる。
（印章及び割印）
第１７条 照会を終了した文書には、一般社団法人杉並区成年後見センター印章管理規則に定
めるところにより印章を押印し、決裁済みの文書と契印で割印した後に発送の手続をしな
ければならない。ただし、軽易な文書については、印章及び契印の割印を省略することが
できる。
（発議文書の発送）
第１８条 発議文書を発送するときは、文書発議件名簿にその件名を記載するとともに、本書に文
書の記号及び番号を記入しなければならない。
（文書の整理）
第１９条 文書取扱者は、文書を常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように保存し
ておかなければならない。
２ 文書の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難の予防の措置をとるとともに、重要なも
のは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければなら
ない。
３ 事務所、事業所及びその付近に、災害その他非常事態が発生したときは、職員は速やか
に出勤し、臨機の処置をとらなければならない。
４ 文書の公開等については､一般社団法人杉並区成年後見センター情報公開規則の定め
るところによる。
（文書の整理及び保存）
第２０条 文書等は、必要に応じて利用できるように、ファイリングキャビネット等により整理し、及
び保存するものとする。
２ 文書等は、完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで、事務室内において保存す
るものとする。
３ 事務室内の保存期間を経過した文書等は、保存文書の一覧表を作成し、保存年限ごとに
保存箱等に入れて、保存する。
４ 保存箱等を保存する場所は、別に定める。
（文書の保存年限）
第２１条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
（１）永年保存
（２）１０年保存
（３）５年保存
（４）１年保存
２ 前項の規定に関わらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証
拠として保存する必要がある文書等の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効
期間よる。
３ 副理事長は、文書等の保存年限が前二項の規定により難いと認めるときは、文書等の保
存年限を別に定めることができる。
４ 文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
（文書の廃棄）
第２２条 保存文書が保存期間を経過したときは、文書取扱者は、所長の承認を得て、これを廃
棄するものとする。
２ 保存年限を経過した文書で、なお保存の必要があると認めるときは、さらに年限を定めて
保存することができる。
３ 文書の廃棄を決定したときは、秘密保持を必要とするもの又は他に使用のおそれのある
ものは、関係職員立会いのもとに焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
（委任）
第２３条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、理事長が別に定める。
附 則
この規則は、平成１８年４月１日から施行する。
附 則（平成２１年３月２６日議案第６号）
この規則は、平成２０年１２月５日から適用する。
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